Tanpa banyak stres dan pastinya dapat membuatmu lebih produktif.

 Membuat Productivity System

Jawaban ini adalah sedikit ringkasan dari video Ali Abdaal "How to Build the Ultimate Productivity System (2022)".

Kenapa kamu butuh productivity system?

Dengan membuat productivity system, kamu akan bisa melakukan hal yang penting untukmu (bekerja, belajar, dll.) secara efektif tanpa banyak stres dan pastinya dapat membuatmu lebih produktif.

Produktifitas sendiri adalah tentang menggunakan waktu secara efektif, nah, agar bisa setiap waktu produktif, maka diperlukan sistem yang menunjang otakmu agar selalu produktif dan dapat mengerjakan tugas-tugasmu secara efektif.

Untuk membuat productivity system, kamu perlu membuat hidupmu teratur terlebih dahulu, berikut adalah beberapa yang bisa membantumu jadi lebih produktif:

Kalender

Kalender berguna untuk mengorganisir kegiatan-kegiatanmu atau hal yang ingin kamu lakukan. Kamu pasti sering tiba-tiba terpikirkan untuk melakukan sesuatu misal berencana ingin pergi ke perpustakaan di hari Sabtu, nah, fungsi kalender di sini adalah untuk mengorganisir rencana-rencana dan kegiatan tersebut. Tentunya agar kamu tidak lupa juga.

"Otakmu adalah untuk membuat ide-ide, bukan menyimpannya" -David Allen

Kalau kamu hanya mengingat misal nanti hari Sabtu ingin pergi ke perpustakaan, tentunya pikiran tersebut dapat mengganggu produktifitasmu dan sangat tidak efektif apalagi jika kamu punya banyak rencana yang akan dilakukan. Oleh karena itu, kamu bisa menggunakan kalender untuk membantu mengorganisir kegiatan-kegiatan yang ingin kamu lakukan.

Kamu bisa menggunakan aplikasi seperti Google Calendar dan menambahkan kegiatan-kegiatan apa saja yang akan kamu lakukan pada hari itu. Tentu ketika kamu punya acara lain yang ingin ditambahkan, kamu bisa mencocokannya dengan jadwalmu.

Dengan menambahkan kegiatan-kegiatanmu pada kalender, kamu juga bisa melakukan blocking waktu, yaitu misal setiap jam 6 sampai 8 pagi kamu ingin fokus membaca buku, maka kamu bisa blok jam tersebut tanpa khawatir akan ada kegiatan lain pada jam yang sama. Aplikasi kalender pada ponsel juga mempunyai fitur notifikasi yang efektif untuk mengingatkanmu tepat pada waktunya.

Email Management

Manajemen email berguna untuk mengorganisir kotak pesan emailmu agar tidak dipenuhi informasi-informasi kurang berguna seperti newsletter, iklan promosi, dan hal lain yang mungkin banyak terdapat di kotak masukmu. Mengelola email dapat meningkatkan produktifitasmu karena dengan memiliki kotak masuk yang terorganisir, kamu bisa fokus untuk melihat pesan-pesan yang memang kamu prioritaskan.

Kalau kamu banyak berlangganan email newsletter atau artikel-artikel promosi, berikut adalah cara efektif untuk menghilangkan email-email tersebut sekaligus:

Semua email promosi pasti memiliki tombol berhenti berlangganan/unsubscribe di halaman paling bawahnya, nah, cara mudah untuk menghilangkan dan mencegah email-email promosi seperti itu lagi adalah dengan mengaktifkan filter pada Gmail, klik pencarian dan pilih filter, masukan kata unsubscribe pada kolom Has the words, langkah selanjutnya adalah pilih delete it jika kamu ingin auto-hapus email tersebut.

Kamu sebaiknya menggunakan satu email saja dan tidak membagi-bagi email khusus seperti untuk pekerjaan dan personal karena dapat mendistraksimu ketika sedang mengecek email.

To-do List

Mirip seperti kalender, kamu perlu membuat to-do list untuk merencanakan hal apa saja yang akan kamu lakukan hari ini. Agar kamu tidak tertekan karena banyaknya list, kamu bisa menentukan satu hal yang benar-benar penting dan harus dilakukan di hari itu, sisanya, kamu bisa membuat might-do list atau hal-hal yang bisa kamu lakukan tapi prioritasnya tidak sebesar yang sebelumnya. Dengan ini, kamu bisa fokus ke satu hal saja dan tidak tertekan dengan hal lain pada listmu.

Salah satu aplikasi terbaik untung membuat to-do list adalah Todoist yang tersedia di Android, iOS, desktop, dan web.

Selain membuat to-do list dan might-do list, kamu juga bisa membuat someday/maybe list untuk hal-hal yang ingin kamu lakukan di masa mendatang namun priortitasnya tidak terlalu besar.

Dalam membuat to-do list, kamu perlu mencakup 100% hal yang ingin kamu lakukan dan tidak terbatas pada hal untuk hari ini atau besok saja. Apapun yang ingin kamu coba di masa mendatang sebaiknya selalu kamu list agar tidak membebani pikiranmu dalam mengingatnya.

File Management

Baik bekerja maupun belajar, pasti kamu akan berinteraksi dengan banyak dokumen, untuk memudahkanmu mengelola informasi dan dokumen yang dibutuhkan, kamu bisa mencoba mengorganisir file-file tersebut. Untuk mengelola file secara efektif, kamu bisa menggunakan cloud storage seperti Google Drive atau Dropbox karena platform tersebut menyediakan fasilitias penyimpanan file yang memudahkanmu untuk mengakses dokumen yang kamu butuhkan kapanpun dan di manapun.

Mengatur dokumen dan menempatkannya pada folder yang tepat dapat meningkatkan produktifitasmu dan mengurangi distraksi, adapun penggunaan cloud storage juga sangat efektif karena kamu tidak perlu khawatir dokumenmu hilang atau tidak terbawa ketika bepergian karena semuanya dapat kamu akses secara online.

Itu adalah beberapa hal yang dapat kamu coba untuk membuat hidupmu lebih teratur dan produktif dengan cara membuat productivity system. Kamu bisa menonton pembahasan selengkapnya pada channel YouTube Ali Abdaal.

Terima kasih.

 sumber..